各位CIO/IT經理：

澳門生產力中心希望透過出版『CIO通訊』把有用的消息發給澳門的CIO/IT經理作 為參考(但恕中心不會承擔任何責任)，讓您可以更輕鬆及更好地完成您的工作！希望您覺得它有用。如果您想暫停訂閱或建議您的朋友訂閱，請發電郵給我(地址 是kent@cpttm.org.mo)。過去的通訊在此。English version is here。

本期消息：

• 生產力中心應用ITIL的個案研究(9)
  
• 無風險過渡至ODF格式
• 為甚麼德國學校可以大量使用開源軟件而澳 門就不能？
• 避免IT項目失敗
  
• 即將舉行的為CIO/IT經理而設的課程

生產力中心應用ITIL的個案研究 (9)

中心在一年前開始實施ITIL的容量管理(可見這裡)，這裡同大家分享一下經驗：對不同的數據需要採用不同的圖表。例如：

• 對硬碟空閒空間的監測，每日或每幾日測一次已足夠了，但顯示 時要按月份以線形圖來顯示，跨度最好可以有1年，以顯示空間的使用(下降)速度，以預測甚麼時候會用完。
• 記憶體與硬碟空間不一樣，它是不會隨著時間而遞減的(除非增加了應用程式或用戶)，因此，顯示幾個月或1年的跨度是 沒有意義的。反之，可以用跨度為一個月(上個月)的線形圖來顯示，看看有沒有出現總體的下降趨勢。若出現，要調查原因。通常主要原因可能是增加了應用程式 或用戶，這時，若下降到空閒值少於10%，可能要增加記憶體。註：Windows通常會在某個循環內不斷耗用記憶體，然後又回復原狀，較難分開到底是真的 用多了記憶體還只是『虛火』。
• CPU與記憶體類似，不會隨著時間而遞減的，但是，由於它經常在幾秒鐘內大幅波動，很難由線形圖看出它的總體變化趨 勢，因此，我們改用統計數字，如：上個月內的平均利用率、在多少個百分比的時間利用率超過500%(即有5個程式在等待使用CPU)、在多少個百分比的時 間利用率在300%至500%、在多少個百分比的時間利用率在100%至300%、在多少個百分比的時間利用率在50%-100%、、在多少個百分比的時 間利用率小於50%。我們的經驗顯示，若利用率超過500%的時間達到5%，已經相當繁忙。當然，這還取決於用戶的期望。若他們覺得慢，我們就可以向管理 層建議升級方案(花多少錢就能把5%降到0%)，管理層可自行決定是否實行。

無風險過渡至ODF格式

ODF是ISO的標準辦公室文件格式，由於是公開的格式，保證已存檔的文件可被後世開啟 (現在還能打開Word Star文件嗎？)。可是，一直以來MS Office並不支援ODF。好消息是，太 陽電腦已推出了一個免費的MS Office插件，令MS Office可以開啟和儲存ODF文件。這樣，您的機構內部可以使用ODF，收到人家的DOC文件也照樣無問題，員工也不用再培訓。若要把文件發給人家怎 麼辦？可以用PDF，如果人家要修改，可以把ODF儲存為DOC(9成9都不會有問題，但還是要檢查有沒有走樣)，或者乾脆把ODF文件給人家，讓他免費 下載OpenOffice或上 述插件。

為甚麼 德國學校可以大量使用開源軟件而澳門就不能？

德國各中學面臨著是否花錢升級到MS Office 2007的難題，其中36%決定升級，25% 決定改用OpenOffice。同時，40% 的德國大學生將使用Linux及相關軟件。不禁令人想到，為甚麼德國學校可以大量使用開源軟件而澳門就不能？是不是德國的學生特別有個性、敢冒 險、肯鑽研、尊重知識產權，而澳門的學生則跟大隊、安天命、尋安逸、不認識知識產權？想來也奇怪，原來開源軟件不只是可以省錢，也不只是安全可靠，還有助 於促進社會的人的質素，如果我們希望我們的下一代多出現創業家、專業人士、學者，而不只是荷官或文員，我們的學校和家庭也真的要多些應用開源軟件。

避免IT項目失敗

美國威斯康新州政府審核了州內各政府部門的多個IT項目，分析其中一些重大失誤的項目(其 中一些項目延期6次，成本增加一倍)，包括車輛註冊系統、銷售及使用稅務系統、失業保障系統、州內IT整合項目(共享伺服器、電郵、會計、人事、預算、支 薪、採購等系統)。這是從事電子政府的人士很好的借鑑資料。失敗的原因相信您們都耳熟能詳了：對複習度估計得不準，預算失控，工期延長。報告有不少建議， 我比較記得以下幾個：

1. 確定大型、高風險的項目，集中精力控制它們。
2. 若有項目出現危機，要有機制去挽救它或及時終止它。
3. 在進行軟件開發前要先有完整的規格。

我個人很同意1和2，但我不相信3是能夠實現的。規格應該盡量完整，但不可能100%完整，更不可能100%正確，亦不可 能不發生變化。以為能夠擁有完美的規格只是自欺欺人。反之，令規格完整的同時，我們應該準備好如何處理遺漏、錯誤和變更，作兩手準備。此外，規格越細致， 錯誤就越多(不寫就不會錯)，寫的時間亦越長，變更亦會越多，因此細致的程度也不應過細，重要的細節才寫，不重要的細節就不要寫了。

怎樣才能處理遺漏、錯誤和變更呢？我個人認為：

1. 項目要分期進行，每期最好在半年或9個月內(相反，威斯康新州的上述項目都是跨越數年的項目)，在半年內會變更的東 西很有限。
2. 要經常地(每周)讓用戶代表檢查可運行的軟件成果，有遺漏或錯誤時可即時更正。
3. 在預算中預留緩衝區，緩衝區的大小取決於項目的規模和風險度。由20%至100%的緩衝區也是常見的(上述項目超支 100%剛好不謀而合)。

有興趣的朋友不妨看看該份報告。

即將舉行的為CIO/IT經理而設的課程

今期沒有為CIO/IT經理而設的課程！但是，有一些您的孩子會有興趣的課程：

您的意見

若您有任何問題、想法或經驗同我們的讀者分享，請致電28781313或電郵kent@cpttm.org.mo聯絡我。此外，我們還有一份網絡 管理員通訊 和一份軟 件開發人員通訊，歡迎您的員工訂閱。

下期再見！

湯家旭